Évaluation de vos mécanismes de feedback accessibles
Évaluation de vos mécanismes de feedback accessibles
Les organisations doivent évaluer leurs systèmes de rétroaction afin de garantir que chaque étape soit accessible et contribue au bon fonctionnement de l'ensemble du système et à la réussite de la boucle de rétroaction. Chaque étape présente ses propres défis et opportunités d'amélioration du système de rétroaction global.
Vous trouverez ci-dessous quelques points à prendre en compte pour chaque étape afin de garantir l'accessibilité à tous les membres de l'équipe.
1. Comment envoyez-vous votre message ?
- Quelle méthode utilisez-vous (orale, manuscrite, dactylographiée) ?
- Quel système de livraison utilisez-vous (courriel, en personne, en ligne, par un tiers) ?
- Utilisez-vous des mots et des expressions simples et faciles à comprendre ?
- Les membres de votre équipe peuvent-ils bénéficier d'une assistance pour accéder au message ?
2. Comment votre message est-il reçu ?
- Le contexte de votre message est-il compris par le public ?
- Les membres de votre équipe ont-ils accès à la technologie nécessaire ?
- Avez-vous prévu le temps et les ressources nécessaires pour que l'équipe puisse répondre ?
- Avez-vous vérifié auprès de votre équipe quelle est leur méthode de communication préférée ?
3. Comment recevez-vous les commentaires ?
- Avez-vous laissé suffisamment de temps pour une réponse ?
- Quels modes de réponse acceptez-vous (sondages, courriels, séances de rétroaction ou autres) ?
- Recevez-vous des commentaires anonymes ?
- Avez-vous confirmé que vous comprenez la signification et le contexte des commentaires que vous avez reçus ?
4. Comment incitez-vous à l'action ?
- Agissez-vous sans craindre de représailles ?
- Vos actions reflètent-elles directement les solutions requises ?
- Faites-vous preuve de transparence quant aux raisons pour lesquelles certaines actions sont impossibles ou ne peuvent être menées à terme ? Communiquez-vous ce message ?
- Vos actions permettent-elles également d'atteindre vos objectifs d'accessibilité et d'équité ?
5. Comment communiquez-vous et démontrez-vous vos actions ?
- Votre message est-il destiné au groupe demandeur ?
- Démontrez-vous clairement comment le retour d'information a directement influencé l'action ?
- Mettez-vous en évidence le lien entre les commentaires et les réalisations/changements ?
- Votre message est-il communiqué de la même manière que la demande de commentaires a été émise, reçue et retournée ?
6. Comment renforcez-vous la confiance dans le système ?
- Soutenez-vous les besoins de votre équipe pour qu'elle participe pleinement au processus de rétroaction ?
- Confirmez-vous que le processus de rétroaction inclut tous les membres de l'équipe de manière équitable ?
- Comment faites-vous pour que les membres de votre équipe se sentent écoutés ?
- Vos actes sont-ils en accord avec votre communication ?
Chaque étape du cycle de rétroaction doit être examinée individuellement, puis dans son ensemble. Si des améliorations sont possibles à une étape du système, les corrections apportées renforceront non seulement cette étape, mais aussi le système dans son ensemble.
S'engager à rendre les boucles de rétroaction accessibles et exploitables garantira une meilleure qualité de retour d'information à l'avenir. Si vos équipes ont le sentiment d'être prises en compte et écoutées, et que leurs suggestions sont efficaces, la culture globale de l'organisation s'améliorera, et cette amélioration se traduira par des résultats concrets.